Legal: Conservación del Libro de Actas

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Conservación del Libro de Actas

Notapor Practicante » 11/09/2020 19:27

Buenas tardes a tod@s,

He estado intentando localizar alguna legislación o instrucción al respecto de la obligación de custodia del Libro de Actas de las sociedades limitadas y no me acaba de quedar claro.

Esta fuente remite al código de comercio...

[...] El libro de actas debe ser conservado (Cco art.30; RRM art.247.5) por la sociedad durante un periodo de seis años, a partir de la fecha en que conste aprobada la última acta en él transcrita, o sea el acta con que se cierra el libro [...]

https://www.aedaf.es/plataforma/baf/baf_2016_04_T_nota-resumen.pdf

... pero otras aseguran que debe guardarse hasta 6 años tras la disolución de la sociedad.

Así pues os planteo el caso concreto para ver si podéis aclarar mis dudas:

Una sociedad limitada deja de depositar las cuentas anuales (antes de 2013) y por otro lado tiene cerrada la hoja registral por por baja en el índice de Entidades Jurídicas.

1. - ¿Cómo afecta este hecho a la obligación de custodia del Libro de Actas teniendo en cuenta que entre el último depósito de cuentas y el cierre de la hoja registral no habían transcurrido 6 años?

2. - Al ser una empresa promotora, ¿el Libro de Actas estaría afectado por el artículo 25 de la Ley de Blanqueo de Capitales sobre conservación de documentos?

Muchas gracias.
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Re: Conservación del Libro de Actas

Notapor newpyme » 11/09/2020 19:38

Buenas tardes, según el Código de Comercio indica que todos los libros y documentos relativos al negocio deberán conservarse durante 6 años desde el último asiento, salvo lo indicado en disposiciones generales o especiales.

Art. 30.
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.


Si la empresa realiza operaciones sujetas a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, entonces ese período no será de 6 años, sino de 10 años, pero entiendo que únicamente para las operaciones que cumplan los requisitos de esta ley.

Artículo 25. Conservación de documentos.
1. Los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos cinco años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal.

En particular, los sujetos obligados conservarán para su uso en toda investigación o análisis, en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, por parte del Servicio Ejecutivo de la Comisión o de cualquier otra autoridad legalmente competente:
a) Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
b) Original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio, durante un periodo de diez años desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.
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Re: Conservación del Libro de Actas

Notapor Practicante » 11/09/2020 20:28

Gracias por tu rápida respuesta newpyme,

newpyme escribió:Si la empresa realiza operaciones sujetas


Está parte no la entiendo, ¿te refieres a si la empresa es sujeto obligado?
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Re: Conservación del Libro de Actas

Notapor newpyme » 11/09/2020 20:42

Buenas tardes, como bien indica el fragmento del artículo 25, "los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley", por lo que solo afecta a los sujetos que la propia ley describe en el artículo 2 de la misma.

Si la empresa es un sujeto obligado, estará sujeta en los términos y condiciones que la propia ley indique.

Por lo tanto, lo mejor sería conservar toda la documentación sobre esta empresa por si es requerida por la Administración u otro organismo, ya sea por ella misma o por obligaciones de terceros.
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Re: Conservación del Libro de Actas

Notapor Practicante » 11/09/2020 21:03

newpyme escribió:Si la empresa es un sujeto obligado, estará sujeta en los términos y condiciones que la propia ley indique


En este caso la empresa es un sujeto obligado al ser una promotora,

l) Los promotores inmobiliarios y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles.

Por otra parte dado que esta promotora externaliza su gestión en un asesoría que también es sujeto obligado,

m) Los auditores de cuentas, contables externos o asesores fiscales.

parece claro que la asesoría debe guardar la documentación obtenida y generada durante la prestación de sus servicios a la promotora durante 10 años desde el fin de la relación de negocios pero, ¿el Libro de Actas es parte de esta documentación o solo debe estar en la sociedad?.

Es lógico pensar que si esta asesoría es quien presenta los depósitos de cuentas anuales ante el Registro Mercantil, debería solicitar al empresario y guardar copia del Libro de Actas como justificante de que el certificado de aprobación de cuentas incluido en el depósito se corresponde con el acta real. ¿Es así?
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