Contabilidad España: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Registro contable de las operaciones económicas de la empresa

Moderador: Contabilidad

ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor laura_schez » 15/04/2021 09:40

Buenos días,

Tenemos un problema. Tengo contabilizada una factura recibida de 2020 de la cual me dice el proveedor que no procede ya que no existe. Esa factura la tienen a nombre de otra persona y otro importe. Me imagino que se enviaría en su momento y que después se eliminaría porque no era correcta, y en mi empresa no hemos sido informados sobre ellos. Entonces, ¿qué ajuste hago para cuadrar el mayor?

Espero haberme explicado bien.

Quedo a la espera de vuestras respuestas.
Gracias a todos.
laura_schez
 
Mensajes: 109
Registrado: 22/07/2020 17:38

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor edujuconta » 15/04/2021 10:44

Si se trata de un ejercicio todavía no cerrado, puedes hacer el mismo asiento que hiciste al contabilizarla, pero con signos negativos.
Además, es recomendable mejorar el control interno para que bajo ningún concepto se contabilicen facturas que no vayan a nombre de la empresa. En general, antes de contabilizarlas, las facturas deberían llevar el VºBº de tres responsables.
edujuconta
Moderador
Moderador
 
Mensajes: 11631
Registrado: 14/05/2002 00:00

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor adversaria » 15/04/2021 14:33

Lo de los tres responsables ¿es porque seis ojos ven más que dos o porque a cada uno le corresponde supervisar un aspecto determinado?
adversaria
 
Mensajes: 5406
Registrado: 07/07/2010 14:04

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor edujuconta » 15/04/2021 16:33

Obviamente, lo de tres responsables es un mínimo.
1.- Vº Bº del responsable de la compra.
2.- VºBº del responsable de la recepción de conformidad.
3.- VºBº del responsable de administración.
Por cierto, posteriormente habrá que obtener los correspondientes OK para el pago.
¿Cómo lo ves? 8) 8)
edujuconta
Moderador
Moderador
 
Mensajes: 11631
Registrado: 14/05/2002 00:00

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor adversaria » 15/04/2021 18:40

¿Y quienes dan los "correspondienteS" OK para el pago?
adversaria
 
Mensajes: 5406
Registrado: 07/07/2010 14:04

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor DATAKON » 15/04/2021 23:47

Normalmente, casi siempre suele ser el Departamento de Compras o Adquisiciones, que es casi normalmente. también, quien ha cursado al proveedor el correspondiente pedido, bajo unas condiciones contractuales, ya preestablecidas (calidad, plazos, precio, condiciones de pago, etc.).

De éste Departamento de Compras, normalmente depende el Departamento de Almacén, quien es el que recepciona el producto (si hablamos de suministro de bienes), corriendo a su cargo, los controles de calidad en un principio. En éste momento, se conforma el Albarán de Entrega del proveedor, como material o bienes recibidos, sin entrar, normalmente, en condiciones económicas. Este sería, en to caso, el único detalle que le podría faltar a lo ya manifestado por Edujuconta.

Una vez establecido el control de calidad, se pasa un informe al Departamento de Compras, quien verificará las condiciones de adquisición, conformando el suministro.

El Departamento de Compras, posteriormente, pasará la conformidad del suministro al Departamento de Administración, dando conformidad a los precios y condiciones de pagos, "para cuando llegue la correspondiente factura del proveedor".

La posterior factura del proveedor, puede "entrar" por dos canales: O bien directamente al Departamento de Compras, o bien, al Departamento de Administración, quien ya posee previamente la conformidad y condiciones del suministro. Y quien posteriormente, cursará las órdenes e instrumentos de pago, conforme al contrato de adquisición. Tanto uno como otro Departamento (Compras o Administración), suelen estar normalmente habilitados para recepcionar la factura y ordenar el pago de la misma.

Pero en la factura, no tienen porqué existir firmas como VºBº (en un principio). Son otros instrumentos documentales (normalmente de orden interior), en donde constan estas conformidades, y en su caso, un posible rechazo, observaciones o modificación de condiciones estructurales. Eso si, en la Nota de Entrega del proveedor, Albarán, o documento equivalente, es donde suele constar el OK o VºBª del cliente, al hacerse cargo del producto o mercancia. Y en donde, en un hipotético caso, se plasmaría cualquier incidencia u observación.

Esto a groso modo, y solo opinando sobre el detalle de verificación del OK ó VºBº en factura proveedor. No tiene porqué existir.

Naturalmente, ca empresa es un mundo. Y como es de suponer, puede tener sus circuitos de compras establecidos de la forma que crea oportuno. No necesariamente, todas tienen el mismo. Dependerá muchísimos del tamaño y medios de ca empresa. De como lo quiera tener establecidos, y sobre to, de la ubicación de la empresa. No es lo mismo, hablar de recepcionar productos en fábrica cliente, en un Almacén Central, o de tipo individual, o bien, en un punto exterior de la empresa (por ejemplo, directamente en una obra en ejecución).

De to esto, yo podría hablar mucho. Me ha tocao estar (durante años) en tos y en ca uno de los Departamentos citados en una empresa multinacional. Y como es lógico suponer, antes y después, en otras de menor tamaño. Podría hablar largo y tendido de los procesos de conformidad de facturas de proveedores. Los vividos personalmente, y de otros ajenos, pero no por ello menos habituales en el mercado.

Hay de to en la viña del señor....Ca empresa, es un caso independiente de otras....Y ca una podrá tener su control, verificación y conformidad de facturas de proveedores...
* Si le regalas un pez, comerá ese dia. Pero si le enseñas a pescar, comerá tos los dias.(El Confucio)
* No estoy de acuerdo con lo que dices, pero defenderé con mi vida tu derecho a expresarlo. (El otro, Voltaire)
.- Eso si, siempre con respeto...
DATAKON
 
Mensajes: 24765
Registrado: 09/03/2008 11:46

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor edujuconta » 16/04/2021 11:04

Muy bien explicado, Data. :wink:
El hecho de que la factura lleve el VºBº no implica que siempre deba llevarlo en la propia factura, puede ser en otro documento. No obstante, como muy bien señalas, en el caso de la construcción, la entrega suele hacerse en lugar diferente a la compra, sobre todo si la empresa tiene centralizas las compras. Por otro lado, la conformidad al precio y forma de pago es conveniente darla en la propia factura por si hay discordancias con el albarán (suponiendo que esos datos figuren en el albarán).
edujuconta
Moderador
Moderador
 
Mensajes: 11631
Registrado: 14/05/2002 00:00

Re: ELIMINAR CONTABILIDAD FACTURA INEXISTENTE

Notapor DATAKON » 16/04/2021 12:44

Si, pero de las condiciones de pago u otros detalles en la factura, de eso ya se ocupa el propio proveedor por la cuenta que le tiene, de hacerlo asi reflejar en la factura, si lo cree necesario. Que normalmente lo hacen, como medida de seguridad , confirmación o recordatorio, conforme al contrato. Tanto a efectos mercantiles, como fiscales.

Yo solo me he limitado a la recepción de la factura, en cuanto a su conformidad, si proceder hacer algo o no en la misma por parte del cliente. Plasmar su conformidad, OK, Vª Bª o lo que sea. No es preceptivo. Esta normalmente, en muchos casos no acompaña al suministro del bien. Y en su lugar, lo que viaja junto con la mercancía es la correspondiente Nota de Entrega, haciendo referencia en to caso, al numero y fecha del pedido. Es luego, en el Departamento de Compras (habitualmente) o en su defecto en el de Administración, en donde se repasan los precios y demás detalles de la factura (conforme al contrato), que suele llegar a posteriori, pa poder aceptarla y hacerla seguir al siguiente "escalón", pa su previsión de pago.

Y ya digo, ca empresa tiene sus procedimientos de recepción y conformidad de facturas. Unas con mayor burocracia y otras menos. Pero no es éste en realidad, a mi juicio, lo que se estaba dilucidando.
* Si le regalas un pez, comerá ese dia. Pero si le enseñas a pescar, comerá tos los dias.(El Confucio)
* No estoy de acuerdo con lo que dices, pero defenderé con mi vida tu derecho a expresarlo. (El otro, Voltaire)
.- Eso si, siempre con respeto...
DATAKON
 
Mensajes: 24765
Registrado: 09/03/2008 11:46


Volver a Contabilidad España



Entorno Área de Pymes:

Área de Pymes Plan General Contable Abanfin plusCalendar Facebook

Apps:

Descargate gratis el cuadro de cuentas  para tu smartphone Calcula préstamos, leasing, depósitos y planes de pensiones con tu smartphone Disponible en App Store Disponible en Google Play

Patrocinador: