Contabilidad España: Pagos de facturas

Cuestiones relacionadas con la contabilidad financiera de la empresa.

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Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 13:04

Buenas,

Tengo una consulta ya que he tenido un rifi rafe con administración. A mi me gustar contabilizar los pagos de facturas con un soporte bancario individualizado con su numero de asiento y archivarlo. Siempre lo he hecho asi, y para todos los pagos le pongo numero de asiento y movimiento bancario y al archivo.

De hecho no me gusta contabilizar absolutamente nada sin un soporte de por qué se hace eso. Pero en administración me dijeron que lo hiciera y punto.

Soleis contabilizar pagos de facturas sin soporte, o con que salga el movimiento en el banco ya lo contabilizais sin soporte ninguno???

Utilizais como soporte el mismo asiento impreso? O esto no tiene sentido y es mucho mejor el movimiento del banco.
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Re: Pagos de facturas

Notapor JC Martin » 24/07/2019 13:17

Todos los pagos, y los cobros, tienen que tener una documentación que los acredite. Si son pagos a través de banco no hay ningún problema porque antes o después te llegará la oportuna documentación, incluso hoy en día la puedes tener en el momento o al día siguiente entrando en la web del banco.

Yo no llego a la sofisticación de anotar en el papel el número de asiento pero siempre, para contabilizar, tengo que tener el documento. Porque, me pregunto, ¿con qué te obligan a hacer esa contabilización?¿de palabra? Si es vía bancaria ya llegará. Si es con un cheque tiene que existir un talonario donde lo apuntan y si no lo hacen todo es cuestión de cuando veas el cargo del mismo en la cuenta ponerlo tu.

Sobre los pagos en efectivo, que al final es lo más peliagudo, si te firman la factura con la coletilla "pagado" y un sello, será lo mejor y con eso tienes el soporte para contabilizar. Si no te lo hacen así corres el riesgo de que te la puedan reclamar de nuevo y no tener tu ninguna documentación que acredite ese pago.
J. C. Martín

Esta opinión está expresada sin mi garantía ni responsabilidad. No me hago responsable de posibles problemas que puedan surgir por aplicar las soluciones que propongo.
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 13:37

Igual no me he sabido explicar. No digo de cerciorarse mirando un extracto bancario de movimiento y si aparece ahi contabilizarlo. SIno de tener un soporte individual de ese movimiento, es decir, que administracion te facilite el movimiento de ese extracto para poder adjuntarlo a la factura detras poreemplo.

Por un lado factura con su asiento de gasto y por otro el movimiento con su fecha valor y su asiento.

Es necesario esto y ustedes lo hacen asi? o con mirar un extracto bancario y saber que existe el movimiento lo contabilizais aunque en contabilidad no dejeis archivado ese movimiento junto a la factura?

O imprimis el asiento del movimiento para no estar sacando movimiento por movimiento del banco?

Yo es que siempre he tenido los movimientos bancarios, o lelgaban por correo postal o sacandolos uno a uno del banco online. Pero hoy por comentar esto me he llevado una regañina y a contabilizar sin soporte alguno.
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 13:39

Imaginemos factura de 600 euros de telefonica. Asiento 1120 de gasto es la factura (estamos auditados asi que pongo el numero de asiento arriba dercha en rojo) y asiento de pago individualizado por la caixa de 600 euros a fecha valor 23 de julio con su numero de asiento arriba 1121.

Esto es lo ideal o lo normal?

O no hace falta tener archivado movimientos de bancos individualizados mas alla de un extracto.
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Re: Pagos de facturas

Notapor DATAKON » 24/07/2019 13:40

JC Martin escribió:Sobre los pagos en efectivo, que al final es lo más peliagudo, si te firman la factura con la coletilla "pagado" y un sello, será lo mejor y con eso tienes el soporte para contabilizar. Si no te lo hacen así corres el riesgo de que te la puedan reclamar de nuevo y no tener tu ninguna documentación que acredite ese pago.

No es totalmente necesario, es mejor si, pero eso no quiere decir que sea imprescindible. Veamos:

1º.- Si se trata de un servicio o suministro al contado, lo lógico es que en el mismo momento te pagues. De lo contrario, ni haces el servicio, ni llevas a cabo el suministro. Por lo tanto, ¿Quién te va a reclamar de nuevo el pago?.

2º.- Si se trata de un servicio o suministro ya realizado en su momento, "a crédito", pero que llegado el momento del pago se lleva a cabo en efectivo, ahí si es el momento de extender un documento. Bien en la propi factura, o bien mediante un recibito aparte. Como fue "a crédito", esto es suficiente. La factura podría ser que ya no estuviera disponible (podría estar archivada o vaya Vd. a saber en donde), pero si existiría una cuenta pendiente. En éste caso, es imprescindible y necesario, extender un documento de pago/cobro. Aquí si, pero solo en éstos casos.

Y en cuanto a los pagos por bancos, correspondientes a otras situaciones, si estoy de acuerdo con que el propio justificante bancario es suficiente. Y sobra. Ya sea a través de un talón bancario, transferencia o cualquier orden de pago.
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Re: Pagos de facturas

Notapor DATAKON » 24/07/2019 13:44

555 escribió:Imaginemos factura de 600 euros de telefonica. Asiento 1120 de gasto es la factura (estamos auditados asi que pongo el numero de asiento arriba dercha en rojo) y asiento de pago individualizado por la caixa de 600 euros a fecha valor 23 de julio con su numero de asiento arriba 1121.

Esto es lo ideal o lo normal?

O no hace falta tener archivado movimientos de bancos individualizados mas alla de un extracto.
Eso es izar el rizo. Puedes hacerlo, y cojonudo.

Pero la propia cuenta del proveedor es suficiente información. Ahí vienen las fechas respectivas de gasto y pago.

Tengamos en cuenta, que en muchas ocasiones, renumeramos asientos dentro de la contabilidad, ¿vas a garantizar que siempre la misma operación respete el numero de asiento original según su fecha?...
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 13:49

Nos estamos desviando un poco y no me estoy hacienod entender. Vale olvidad el numero de asiento.

Tenemos factura de telefonica contabilizada como gasto. Contabilizamos, perforamos y archivamos fisicamente en un archivador.

Vemos el extracto bancario en la pantalla del ordenador dias mas tarde y vemos el cargo de esa factura en el banco.

Aqui es el problema:

Contabilizais el pago de la factura sin archivar nada, solo contabilizais y listo.

O sacais el movimiento del banco impreso, lo contabilizarais, perforais y archivais junto a la factura.

En definitiva. Es FUNDAMENTAL el tener movimientos de pagos impresos y archivados fisciaemtne junto a la factura? o en caso de inspeccion o lo que sea con tener un extracto bancario anual y la contabilidad es suficiente.

No imprimis movimientos bancarios entonces?

Esa es la duda, olvidad los asientos.
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Re: Pagos de facturas

Notapor DATAKON » 24/07/2019 14:28

¿Y piensas que eso no esta ya dicho?....Repasa el post.

El que las facturas de gastos estén acompañadas de un documento de pago, siempre es beneficioso. Pero no necesariamente imprescindible. Mediante la cuenta contable se llegaría a ambos documentos (factura y pago).

El documento de pago bancario, suele ser el propio justificante del banco (que tu nunca citas, y no sé si lo conoces). No digo que no pudiera ser sustituido con una copia del extracto, pero no es lo mas recomendable, si ya existe el justificante bancario. No lo confundas con el extracto bancario. Otra cosa seria si no existiese ese justificante.

Muchos suelen adjuntar el justificante bancario (no extracto) a la factura. Yo soy de la opinión, que es mejor dejarlo anexo al extracto bancario.
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 14:40

Creeme que lo he repasado y sigue sin quedarme claro, igual hoy necesito 5 cafes, si es asi disculpenme.
Última edición por 555 el 24/07/2019 14:49, editado 1 vez en total
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 24/07/2019 14:48

Es mi consulta mas facil hasta ahora y se esta complicando mucho jaja.

El justificante bancario de un movimiento de pago de alguna factura u otro tipo de cargo en el banco es necesario para su contabilizacion?

Esa es la pregunta.

O puede haber asientos de pago en una contabilidad sin soporte documental ni justificante bancario archivado, solo con los datos del extracto bancario si se sacara en su caso.

Yo soy partidario de sacar el justificante bancario y con ese justificante bancario contabilizar el pago. Pero estoy en una empresa donde no quieren sacar los justificantes bancarios de 6 facturas que hemos pagado y me dicen que lo contabilice mediante extracto bancario. Yo lo he contabilizado, pero les he dicho que en cuanto tengan un tiempo libre, el que sea, que saquen los justificantes para archivarlos como soporte de ese asiento de pago y aqui es dodne administracion se me ha puesto con exigencias de que contabilice aunque no tenga soporte.

Esa es la historia.
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Re: Pagos de facturas

Notapor Sandro » 24/07/2019 15:49

Yo no suelo imprimir los justificantes bancarios. Lo que sí imprimo es el extracto bancario, y ahí apunto el número de asiento, que también anotaré en la factura pagada. Luego, los extractos del banco los archivo en un sitio y las facturas en otro. Lo importante es que sepas localizar lo que tienes archivado.

Dices que trabajas en una empresa auditada, así que con el tiempo, si participas en la auditoría, ya irás viendo la mejor forma de contabilizar y/o archivar facturas, justificantes y demás.
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Re: Pagos de facturas

Notapor DATAKON » 24/07/2019 15:58

Podría ser suficiente el extracto bancario. Pero si, aparte, tenemos el justificante, mejor que mejor, porque en los mismos suelen venir mas información que en un simple extracto. Y muchas veces, imprescindibles pa la contabilidad...Por ejemplo, y esto es importantísimo, las comisiones o cargos aplicados (cuando procediesen). Solo con esto último, aparte de otra información relevante, ya se justificaría disponer del justificante (con sus desgloses de cargos), si es posible. No nos extrañe que aluego existan desfases de centimillos, en relación con las facturas, en las cuentas particulares de clientes/proveedores...precisamente por no haberse tenio en cuenta las comisiones de pagos/cobros...

Después su archivo junto con la factura o junto con el extracto, eso ya es a gusto del consumidor. Aunque siempre se podría sacar una fotocopia del mismo, si se necesitase. Pero lo mas importante, lo ya dicho. Suele venir mas información que un simple apunte en el extracto. Con esto, ya seria motivo mas que suficiente pa que te hiciesen caso.

Y si no te lo hacen....lo que ya he dicho en otra ocasión: En donde existe patrón, no manda marinero.

Observo que muchos contables que plantean consultas por el estilo sobre su trabajo, suelen ser "un cero a la izquierda" pa la empresa. Estas, no suelen hacerles ni puñetero caso....Y perdona que hable con tanta sinceridad...Pero es la verdad...Al pan, pan. Y al vino, vino.

No va exactamente por ti....Pero posiciónate en donde mejor te parezca...
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Re: Pagos de facturas

Notapor adversaria » 24/07/2019 16:07

No es una cuestión de «contabilidad» sino de «recursos humanos» :roll:
Simplemente, el departamento de administración que se menciona no quiere hacer el trabajo y gasto de imprimir o recabar los justificantes del pago para que el consultante disponga del soporte documental de cada asiento.
Un extracto contable (aunque sea de un banco) no justifica la operación: es como si quisieras cobrarle una venta al cliente imprimiendo la cuenta (700) en lugar de emitiendo la correspondiente factura.
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Re: Pagos de facturas

Notapor DATAKON » 24/07/2019 16:16

De "recurso humanos", na de na...Es un problema de la empresa. Exista un "mono" o muchos monos

El departamento de administración que se menciona, no tiene que hacer ningún trabajo extra pa que el contable disponga de la información necesaria. Basta con que entregue al contable, los justificantes bancarios que se reciben en la empresa, a su tiempo.

El extracto bancario, que es lo primero que suele llegar a la empresa, o en su defecto, se consulta por Internet, sirve, eso si, como apunte provisional. Pero no suele ser completo en cuanto a su información. Pa ello, es necesario que el departamento que recibe posteriormente la documentación complementaria (justificantes), pase la que corresponda al departamento de contabilidad. Es un soporte contable mas....totalmente necesario.
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Re: Pagos de facturas

Notapor 555 » 26/07/2019 13:23

El problema es que la jefa de administración es una tia que no sabe trabajar en equipo y mi empresa esta muy mal organizada, y yo estoy poniendo mi granito de arena para que asi no sea. De hecho arregle muchas cosas de 2018 y anteriores, el asesor me felicito porque ni amortizaciones estaban aplicando, un puto desastre.

El tema es qeu si la señorita tiene que ir uno a uno, porque no vienen por correspondencia, sino que hay que entrar uno a uno en la web y sacarlos, pues se le roza lo que sea y no puede sacarlo.

A parte de este asunto, me llegan tcs tarde, nominas tarde, todo tarde, yo contabilice las nominas de junio hace un par de dias, con eso les digo todo. Es mas, a mi no me llegan facturas, aunque sean de febrero hasta que e nadministracion no hacen el pago de esa factura, al igual 5 meses despues, y me llega todo junto. En lugar de dejarme las facturas por separado, contabilizarlas, y cada cierto tiempo sacar yo extractos de grupo 410 y decirle a ella lo que falta por pagar o no.

Le veis el sentido a esto ultimo? yo no.

La empresa esta al servicio de esta persona en lugar de estar al servicio de la emrpesa, y ahi en tra la contabilidad, parece que la contabilidad es algo secundario y es mas importante la gestion de otras cosas para auditores cuando deberia ser prioridad absoluta tener todo bien organizad y bien contabilizado y ya si quieres informacion para auditores pedirmela a mi.

Vamos, que se hacen las cosas al reves del pepino. Hay gente que no sabe trabajar en equipo, y no sabe delegar y confiar en compañeros, y es un poco cansino trabajar con esas personas. Pero muchisimas gracias a todos. La consulta sin duda ha quedado resuelta.
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