ARCHIVO CONTABLE

Cuestiones relacionadas con la contabilidad financiera de la empresa.

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ARCHIVO CONTABLE

Notapor MERCHE » 13/01/2006 01:24

HOLA !!!

INTENTE ANTES ENVIAR STE MSJE Y MI ORDENATA SE VOLVIÓ LOCO...NO SÉ SI ESTÁ REPE...

MI DUDA ES LA SIGUIENTE:

¿QUE ARCHIVO ES IMPRESCINDIBLE PARA EL DPT. DE CONTABILIDAD?

ES DECIR NO SÉ DONDE NI SI ES NECESARIO ARCHIVAR LAS FOTOCOPIAS DE LOS CHEQUES DE COBROS ,¿ES NECESARIO GRAPARLO A LA FRA QUE SE LE CORRESPONDA Ó EN SU DEFECTO ARCHIVARLO APARTE?

¿LOS RECIBOS QUE ME ENVIA EL BANCO INDICANDO EL COBRO Ó PAGO REALIZADO ¿DEBEN TENER UN ARCHIVO APARTE? Ó ES MEJOR GRAPARLO A LA FRA QUE SE LE CORRESPONDA???

¿Y EL EXTRACTO MENSUAL QUE ENVIA EL BANCO? ¿HAY QUE PUNTEARLO CIERTO? ¿Y ES MEJOR TENERLO EN UNA CARPETA SOLO DE BANCOS?

¿COMO SE ARCHIVAN ESTOS DOCUMENTOS?

AGRADECERIA SI ALGUIEN ME EXPLICA EL ARCHIVO BASICO E IMPRESCINDIBLE DEL DPT CONTABLE..

MIL GRACIAS , :wink:
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MERCHE
 
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archivo documentacion papel

Notapor rafalli » 13/01/2006 06:07

He intentado localizar algun sitio donde expliquen como se archivo "oficialmente" la documentacion, pero no lo he localizado. Te comento como lo hago en las diversas contabilidades que efectuo en la actualidad.
Entiendo que imprescindible es todo la documentación que te pueden pedir en una inspeccion, facturas, gastos, etc. Pero tambien es necesario archivar todo, para que puedas localizarlo con facilidad, incluso que lo pueda localizar, alguna persona de tu departamento.
Yo lo clasifico en grupos, para lo cual puedes utilizar archivadores tipo A-Z, con taladro: Caja - Bancos - Fras.ventas - Facturas compras - Correspondencia - Nominas,contratos y TC,s - Impuestos.
Respecto a tus preguntas concretas, yo haria lo siguiente:
Cheques de cobro: en el mismo archivador de fras. de ventas (las fras. van seguidas en numeracion), pero con un separador, para no mezclarlos con las facturas. Tambien puedes archivarlos en el abono del banco donde hagas el ingreso.
Recbios de pago adeudado por banco: En este caso si los pongo con la factura de proveedor, con la finalidad de verificar en un momento dado si la factura está pagada.
El extracto del banco, tienes que puntearlo, pero es normal ya que debes verificar que los apuntes están actualizados en tu contabilidad y coincide tu saldo cntale con el del banco. Los documentos de bancos los archivo en un archivador aparte, y pongo los extractos delante, y con separador, los justificantes detras.
Los impuestos, tributos, etc, puedes utilizar un archivador aparte, ordenandolos por tipo de modelo (trimestres de IVA, IRPF, Imp.sociedades, pagos a cuenta, tributos municipales, etc)
La correspondencia, por orden alfabetico, en un archivador. Las nominas, TC y contratos, en otro archivador; yo pongo las nominas seguidas por meses, luego los TC y luego los contratos. Segun el volumen de la empresa, y si tienes clasificadores individuales de operarios, puedes poner cada documento en su operario y unicamente los TC irian aparte.
De todos modos si alguien localiza algo escrito sobre modo de archivo, que lo comente, para enriquecer nuestros conocimientos.
Un saludo
rafalli
 
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Notapor soletilla » 03/08/2007 11:20

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Notapor Invitado » 03/08/2007 11:33

La página de Gabilos.com explican mas o menos como hacerlo, yo personalmente lo hago como rafalli, nunca ordeno por número de asiento, me parece una manera muy engorrosa y desordenada.
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Notapor eenriquee » 03/08/2007 11:41

Anonymous escribió:La página de Gabilos.com explican mas o menos como hacerlo, yo personalmente lo hago como rafalli, nunca ordeno por número de asiento, me parece una manera muy engorrosa y desordenada.


¿Por número de asientos? Pues ya son ganas de complicarse la vida.
¿Y para que están las fechas de los asientos? Que deben de coincidir con los documentos contabilizados.
Más sencillo que eso no creo que haya nada.
Además si le das a remuneración de asientos para ordenar el diario, los números de los asientos cambian, ¿y que se va a cambiar tambien los archivos cada vez que hacemos eso?
Saludos
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Notapor Invitado » 03/08/2007 11:47

Eso comento enrique, nunca archivo por número de asiento, pero te puedo asegurar que se hace mucho mas de lo que creemos, sobre todo en asesorías.
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Notapor eenriquee » 03/08/2007 11:54

Anonymous escribió:Eso comento enrique, nunca archivo por número de asiento, pero te puedo asegurar que se hace mucho mas de lo que creemos, sobre todo en asesorías.

Pues yo soy el responsable del departamento de contabilidad de una asesoría y desde luego sería estúpido yo si dictara esa norma, porque como te he comentado amigo son ganas de complicarse la vida.
Saludos
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Notapor gemma23 » 03/08/2007 12:01

estoy con enrique, yo nunca ordeno por numero de asiento porque el tema de reordenar asientos, prefiero archivar por carpetas, una para casda proveedor y cliente, eso si, os digo que esto tiene un problema, tuve una inspeccion de IVA hace poco tiempo y primero me pidieron los libros de iva, despues me pidieron facturas de estos libros por orden de registro del libro (no del asiento) asi que imaginaros el trabajo que me llevó
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Notapor gabriel17 » 03/08/2007 13:17

Os digo mi sistema es engorroso pero te evitas los líos que dice Gemma, nosotros pedimos las facturas de los proveedores que lleven duplicado, así una la original va al AZ facturas recibidas, con su correspondiente orden de IVA como Dios y Hacienda manda y la otra a la carpeta del proveedor, previo paso por una carpeta intermedia de "preparación de pagos".

Saludos
Al final, lo que importa no son los años de vida, sino la vida de los años.
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Notapor axiologus » 03/08/2007 16:16

Si solo llevas una contabilidad lo mejor es lo que dice gabriel17. Nosotros en la Asesoría no lo hacemos así por el volumen de contabilidades que tenemos y nos sale mejor cuando hay una inspección ordenar las facturas como dice gemma23, es un trabajazo pero compensa hacerlo solo cuando lo pide la inspección ya que no es corriente que haya.
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Notapor ISALF » 03/08/2007 16:33

Hola

Yo trabajo en una asesoría.

Con los clientes que me traen íntegramente toda la documentación.

Separo:

-Facturas Recibidas: ordenadas por fecha y luego las numero
-Facturas Expedidas: ordenadas por número
-Documentación bancaria:
.......... si la empresa tiene mucha, la ordeno, más o menos, por fecha, y la numero (Numero documento), que piden x papel. localizo nº documento.
......... en otras la separo por entidad bancaria y ordeno por fechas
-Extractos bancarios: separar bien cada cuenta y colocaditos en orden.
-Nóminas y Seg.sociales/autónomos
-Hacienda/Ayntamiento
-Varios:carts,seguros,

Ea, por aportar algo. Un saludo
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Notapor eenriquee » 03/08/2007 16:58

ISALF escribió:Hola

Yo trabajo en una asesoría.

Con los clientes que me traen íntegramente toda la documentación.

Separo:

-Facturas Recibidas: ordenadas por fecha y luego las numero
-Facturas Expedidas: ordenadas por número
-Documentación bancaria:
.......... si la empresa tiene mucha, la ordeno, más o menos, por fecha, y la numero (Numero documento), que piden x papel. localizo nº documento.
......... en otras la separo por entidad bancaria y ordeno por fechas
-Extractos bancarios: separar bien cada cuenta y colocaditos en orden.
-Nóminas y Seg.sociales/autónomos
-Hacienda/Ayntamiento
-Varios:carts,seguros,

Ea, por aportar algo. Un saludo


¿Sabes lo que yo hago ISALF? Cuando las contabilizo las guardo, espero a cerrar el ejercicio y les digo venga usted por aqui o mande a alguien y se lleva toda la documentación, porque si no, llegará un momento que los que tengamos que irnos seamos nosotros de la asesoría porque fisicamente no podremos estar en ella.
¿Que te parece el criterio? Se le abre una carpeta fiscal, me quedo con el alta en hacienda, seg.sociales, y todos los documentos relacionados con hacienda, escrituras, contrato de arrendamiento si los hay, etc), todo lo demás, o sea facturas, extratos bancarios y documentación de ese tipo se la lleva o lo busco y le obligo a que se la lleve, digo que se la lleva.
:lol: :lol:
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Notapor ISALF » 03/08/2007 17:02

Son pactos, yo se la clasifico, se la ordeno, se la archivo, la contabilizo y luego se la devuevo toita ordenaita.

Yo lo prefiero así, controlando toda la documentación.
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Notapor eenriquee » 03/08/2007 17:09

ISALF escribió:Son pactos, yo se la clasifico, se la ordeno, se la archivo, la contabilizo y luego se la devuevo toita ordenaita.

Yo lo prefiero así, controlando toda la documentación.

Yo no tengo tiempo para eso, bastante tengo con llevar tropecientas contabilidades. Bueno hay una chica que se dedica a eso a archivar y tal y otars cosas claro y alguna contabilidad sencilla que le he dado, pero si puedo evitar que lo haga lo evito, tenemos mucho trabajo para que encima tengamos que ser el archivador de no se cuantas empresas. Se archiva y se guarda lo imprescindible claro es eso si, pero lo demás que se lo lleve y lo archive el o ella, o la prima si quiere amoss.
:lol: :lol:
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Notapor ISALF » 03/08/2007 17:12

Confieso, yo personalmente, no suelo hacerlo, me lo hace el chico/a de prácticas. Aunque el muy j., se me fué a primeros de julio, y ahora me toca a mi.
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